《淮南矿业集团物资采购管理办法》业经集团公司总经理办公会审议通过，现予印发，请认真贯彻执行。

    第一章  总  则

    第一条 为加强物资采购管理，规范采购行为，发挥集中采购优势，降低采购成本，根据国家相关法律法规和淮南矿业（集团）有限责任公司（以下简称“集团公司”）相关规定，结合企业实际，制定本办法。

    第二条 集团公司物资采购管理遵循“公开、公平、公正、诚信”原则，坚持集中统一管理模式，实行统一制度规范、统一标准流程、统一物资编码、统一信息平台。

    第三条 集团公司物资采购应以公开采购为主。公开采购方式包括公开招标、公开询价、公开竞争性谈判、公开竞价、经公示的单一来源采购以及供应商短名单范围内的采购。

    第四条 术语解释

    （一）采购人：是指企业依据职能分工承担采购任务的机构或部门，在招标投标活动中称为招标人。

    （二）非依法必须招标项目：法律规定必须进行招标之外的，可采用招标方式进行，执行法律一般性条款；也可采用其他方式进行采购的项目。

    （三）供应商：为采购人提供货物的供货商，在招标投标活动中称为投标人。

    （四）境外物资：是指原产地在中国关境外的物资。

    第五条 本办法适用于集团公司及所属单位。

    第二章  组织机构及职责分工


    第六条 集团公司总经理办公会是物资采购管理领导决策机构。物资采购过程中的以下事项，应提交集团公司总经理办公会审定。

    （一）集团公司物资采购管理相关制度;

    （二）集团公司供应商管理重大事项；

    （三）集团公司年度物资集中采购计划；

    （四）集团公司二级单位自主采购物资目录；

    （五）集团公司物资采购管理其他重大事项。

    第七条 经营管理部职责

    （一）负责牵头组织拟订集团公司物资采购管理相关制度、目录和流程；

    （二）负责对集团公司物资采购实行统一监管；

    （三）负责监督、指导集团公司物资招标采购工作；

    （四）负责监督、指导集团公司供应商管理工作;

    （五）负责集团公司集中采购物资质量、价格、服务等纠纷的调处；

    （六）负责评价集团公司集中采购物资采购质量、价格和服务情况；

    （七）负责集团公司物资集中采购投诉管理。

    第八条 物资采供中心职责
    
    （一）负责初拟集团公司物资采购管理相关制度、目录和流程；

    （二）负责对二级单位委托采购物资实行集中采购；

    （三）负责制定集团公司集中采购物资采购方案；

    （四）负责集团公司物资编码统一管理；

    （五）负责汇总、编制集团公司年度采购计划；

    （六）负责集团公司集中采购物资供应商管理工作；

    （七）负责集团公司集中采购物资质量、价格管理，组织处理质量、价格问题；

    （八）负责编制集团公司集中采购物资采购文件商务部分；

    （九）负责集团公司集中采购物资采购文件的合法、合规性审查，组织集团公司集中采购物资采购文件会审；
    
    （十）负责制订采购文件、买卖合同、框架协议格式文本；

    （十一）负责集团公司集中采购物资采购文件商务部分的澄清和修改；
    
    （十二）负责组织集中采购物资投标预备会和评标（审）；

    （十三）负责管理集团公司物资集中采购中的异议，处理商务相关异议和投诉；

    （十四）负责编报年度物资采购资金预算和月度物资采购资金需求计划，执行经集团公司批准的物资采购资金预算；

    （十五）负责集团公司集中采购物资结算和资金支付；

    （十六）负责集团公司物资采购管理信息化平台建设和管理。

    第九条 二级单位职责

   

    （一）根据需要建立本单位物资采购管理决策机构，明确本单位物资采购归口管理部门和责任领导；

    （二）贯彻落实集团公司物资采购管理制度，根据需要制定本单位物资采购管理制度；

    （三）负责本单位年度计划编制、审核工作；

    （四）负责实施自主采购工作，配合做好集团公司物资集中采购工作；

    （五）负责编制物资计划，集中提交物资采供中心采购；

    （六）负责编制、审核集团公司集中采购物资采购文件技术部分；

    （七）根据需要参与集团公司集中采购物资采购文件会审；

    （八）负责集团公司集中采购物资采购文件技术部分的澄清和修改；

    （九）负责处理集团公司集中采购中技术相关异议和投诉；

    （十）负责安排人员作为业主代表参加投标预备会和评标会议，根据需要参与非招标采购评审（谈判）；

    （十一）负责本单位供应商管理工作；参与集团公司集中采购供应商管理工作；

    （十二）负责处理自主采购物资质量、价格问题；反馈集团公司集中采购产品质量、价格、售后服务等信息；参与处理集团公司集中采购物资质量、价格问题。

    第十条 财务部职责

    （一）负责审核年度（月度）物资采购资金需求计划，编制、报批和监督执行年度（月度）物资采购资金预算；

    （二）负责对采购物资结算和资金支付政策提出意见和建议；

    （三）负责根据集团公司资金情况提出采购物资资金支付方式和支付渠道调整意见；负责对物资采购资金使用情况进行监督检查。

    第十一条 风险管理部职责

    对审查权限内的物资采购相关合同进行审查。

    第十二条 纪委机关职责

    负责查处物资采购过程中出现的违规、违纪行为。

    第三章  物资采购管理模式

    第十三条 集团公司对物资采购实行集中统一管理。经营管理部是集团公司物资采购管理归口部门，对物资采购实行集中统一管理。二级单位明确本单位物资采购管理归口部门，对本单位物资采购工作实施集中统一管理。

    第十四条 集团公司对物资实行集中统一采购。原则上集团各单位安全生产经营所需物资统一委托物资采供中心集中采购。二级单位因特殊情况确需自主采购的，应上报自主采购物资清单，自主采购物资清单应包括自主采购物资品种、年度采购额、自主采购原因、公司及下属单位责任领导及归口管理部门，经营管理部组织审核后拟定自主采购目录，报集团公司总经理办公会研究确定。具有特殊行业属性的产业，在培育阶段所需物资确需委托外部采购的，由二级单位提出申请，经营管理部组织审核后，报董事长办公会研究确定。

    第四章 采购方案管理

    第十五条 采购方案是指采购人在采购前对供需情况、采购成本等要素进行综合分析后，形成的总体采购策略。

    第十六条 招标采购限额以上项目以及招标采购限额以下采用单一来源采购方式的项目，采购人应当按照物资需求计划，汇总归类编制采购方案并履行审批程序。

    第十七条 物资采供中心负责根据业主单位需求，制定集团公司集中采购物资的采购方案。

    第十八条 二级单位负责编制自主采购项目的采购方案，由本单位按照内部管理规定自行审批。

    第十九条 对同一时期物资类别、市场资源、潜在供应商等因素完全相同的物资，应编制在一个采购方案内，不得人为化整为零。

    第五章  编码管理

    第二十条 集团公司物资采购实行编码管理。物资编码按物资分类内容有序编排，用数字表示物资的名称、类别，实现物资采购标准化管理。

    第二十一条 物资采供中心负责集团公司物资编码统一管理，制定物资编码使用管理规定，二级单位遵照执行。

    第二十二条 物资编码编制遵循准确性、严肃性、系统性的原则，确保物资编码科学、规范。

    第二十三条 物资采供中心负责建立物资编码模板，负责物资编码的编制、审核、调整和发布；部分特殊情况可根据二级单位申请给予一定的编制授权,物资采供中心负责审核和发布。

    第二十四条 物资采供中心负责同步编制新购设备配件的物资编码；二级单位负责提出新增物资编码申请，对物资编码信息不完整、内容不准确等问题进行反馈。

    第六章  计划管理
    
    第二十五条 集团公司物资采购实行计划管理。集团公司及二级单位安全生产经营所需物资应编制采购计划；按照分级管理原则，分为集团公司集中采购计划和二级单位自主采购计划。

    第二十六条 集团公司建立以年度计划、季度计划、月度计划为主，追加计划、急用计划为补充的计划管理模式。

    第二十七条 编制物资计划应遵循集中、准确、及时性的原则，充分发挥规模采购效应，降低采购成本；物资采购部门应强化物资计划的执行、兑现，保障安全生产经营所需物资供应及时。

    第七章  采购方式和采购组织形式管理

    第二十八条 物资采购方式分为招标和非招标方式。招标方式包括公开招标、邀请招标；非招标方式是指招标采购方式以外的其他采购方式的总称，包括竞争性谈判、单一来源、询价、竞价和直接采购方式。

    第二十九条 招标采购

    （一）招标采购限额

    单项合同估算金额达到100万元及以上且具备招标条件的应当招标采购。

    （二）招标方式

    1．公开招标。公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。

    2．邀请招标。邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。

    通用性强、年采购金额较大、采购频次高、供应商数量较多、市场竞争充分且供应质量参差不齐的物资，以公开集中资格预审方式建立供应商短名单，邀请短名单范围内所有供应商参与投标。

    第三十条 非招标采购

    （一）单项合同估算金额未达到招标采购限额或者单项合同估算金额达到招标采购限额，但符合下列条件之一的项目，可以采用非招标采购方式：

    1．符合国家法律、法规可以不招标的特殊情形的；

    2．属于非依法必须招标项目，且不具备招标条件或者集团公司另有规定的。

    采用非招标方式采购的，应优先采用询价、竞价等有竞争性的采购方式。

    （二）非招标采购方式

    1．竞争性谈判

    竞争性谈判是指谈判小组与符合资格条件的供应商就采购物资事宜进行谈判，供应商按照谈判文件的要求提交响应文件和最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式。

    2．单一来源采购

    单一来源采购是指从某一特定供应商处采购物资的采购方式。

    3．询价采购

    询价是指向符合资格条件的供应商发出询价公告（通知书），要求供应商一次报出不得更改的价格，采购人从询价小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式。询价包括公开询价和定向询价。

    公开询价是指通过国家指定信息网络或者其他媒介公开发布采购信息，邀请不特定的潜在供应商参与采购。定向询价是指在供应商短名单范围内进行的综合比选采购。定向询价响应供应商不足3家的，应转为公开询价方式采购。

    4．竞价采购

    竞价采购是指采购人对响应采购的供应商按照采购文件规定的规则和时限多次提交的竞争性报价进行评价排序，并确定成交供应商的采购方式。

    5．直接采购

    直接采购是指在卖方市场或者不具备竞争要素的买方市场条件下，向一家或多家供应商征求建议或要约的物资采购方式。

    第三十一条 框架协议组织形式

    对难以确定需求计划的应急、零星需求或者需要频繁、重复组织采购的同类物资需求，可以归集一定时期内同类物资采购范围以及预计采购数量，通过招标、竞争性谈判、询价等方式确定入围供应商名单，以框架协议约定物资采购单价或定价方式、交易条件、质量标准、协议有效期限等内容，根据实际采购数量需求，通知供应商供货。

    采购人可按照实际需要约定框架协议有效期限，材料类物资一般为1年，设备配件类物资一般为2年。

    第三十二条 电商采购组织形式

    对部分通用性较强、不涉及煤矿安全生产的物资，可实行电商采购。电商采购应严格按照集团公司网上商城采购相关制度执行。

    第八章  采购结果确定

    第三十三条 集团公司集中采购项目，由评标委员会（评审、谈判小组）负责确定采购结果。相关单位对采购结果有不同意见的，应当在成交候选人公示期间以书面形式阐述其不同意见和理由，提交评标委员会（评审、谈判小组）研究确定。

    第三十四条 二级单位自主采购项目的采购结果，由二级单位按照本单位相关规定自行确定。

    第三十五条 二级单位、采购人、采购代理机构在发布资格预审公告、采购公告（采购邀请书）后，无正当理由，不得终止采购活动。

    终止采购的，提出终止采购要求的二级单位应当书面说明终止采购原因，并经二级单位主要负责人审签。采购人或者采购代理机构应当及时在原公告发布媒介上发布终止公告。

    第九章  供应商管理

    第三十六条 集团公司供应商管理遵循“公开、公平、公正、诚实守信，统一管理、分级负责，动态考评，扶优汰劣”的原则，优化供应商资源，规范供应商管理。

    第三十七条 集团公司对供应商实行注册管理。供应商通过集团公司电子采购平台完成注册，审核通过后，可获得参与集团公司采购活动的资格。

    第三十八条 通用性强、年采购金额较大、采购频次高、供应商数量较多、市场竞争充分且供应质量参差不齐的物资，经审定后，可实行短名单管理。供应商短名单以公开集中资格预审的方式产生。

    第三十九条 根据供应商在质量、价格、履约、服务、廉洁等方面的表现，以日常考评和年度考评相结合的方式实施动态考评。考评结果作为供应商分级的重要依据,促进供应商不断改善和提升。

    第四十条 建立和完善供应商失信行为惩戒机制，对存在提供虚假信息、不履行合同约定、拒绝提供履行合同所需资料、出现质量问题等失信行为的供应商，通过暂停、取消资格等方式给予处置，并在集团公司范围内实行信息共享、联合惩戒。

    第十章  质量及验收管理

    第四十一条 坚持质量第一的原则，严格遵循物资质量标准规范和技术要求，抓好质量管理。强化全过程质量管控，从设计选型、采购、验收、保管保养、配送及使用维护等各环节全面强化质量管控。坚持权责对等，各环节均应承担相应的质量管理责任。

    第四十二条 物资采供中心负责集团公司集中采购的物资质量管理，各二级单位配合。二级单位负责自主采购物资质量管理。

    第四十三条 物资验收方式分为到厂验收和到货验收。到厂验收，物资采供中心负责联系，二级单位负责质量验收，物资采供中心参与。到货验收，到物资采供中心仓库的物资，由物资采供中心负责；到二级单位仓库的物资，由二级单位负责。

    第四十四条 集团公司集中采购物资的质量问题，由物资采供中心负责组织处理，处理过程中存在分歧和异议的，由经营管理部负责调处。二级单位自主采购物资的质量问题由二级单位负责处理。

    第十一章  价格管理

    第四十五条 物资采供中心对集团公司集中采购物资价格负责。负责集团公司集中采购物资价格市场信息的收集、分析、价格联动机制运用以及物资采购价格调研、询价，完善相应价格信息库，负责处理采购价格问题。

    第四十六条 二级单位负责反馈集团公司集中采购物资价格问题，参与处理价格问题，参加采购价格调研等活动；对自主采购物资价格负责。

    第十二章  物资储备管理
    
    第四十七条 集团公司建立集团公司储备与二级单位储备，自有储备与寄售储备相结合的储备模式。

    第四十八条 集团公司寄售储备由物资采供中心统一管理；集团公司自有储备由物资采供中心管理，二级单位自有储备由本单位负责管理。物资采供中心负责根据二级单位生产需求及自有储备情况，调整集团公司寄售与自有储备结构。

    第四十九条 经营管理部负责核定集团公司和二级单位自有储备指标，负责组织对储备资金指标进行考核。

    第五十条 集团公司各单位要强化物资储备管理，加大平衡利库管理力度，加快物资周转、防止超储积压、降低库存风险。

    第十三章  合同管理

    第五十一条 买卖合同和框架协议（以下简称合同）实行统一管理、分级负责、归口把关的原则。

    第五十二条 订立合同应采用经集团公司审核的统一格式文本，加盖合同专用章。需要调整合同格式文本条款的，由物资采供中心负责修订并按规定报风险管理部审核。

    第五十三条 采购人应按照采购结果与供应商签订书面合同。合同应在采购文件规定的响应有效期内以及成交通知书发出之日起30日内签订。需附技术协议的，委托采购单位应在成交通知书发出之日起15日内完成技术协议签订工作。

    合同的标的、价款、质量、履行期限、售后服务等主要条款应与采购文件和成交供应商的响应文件以及成交通知书一致。采购人和成交供应商不得再另行订立背离合同实质性内容的其他协议。

    合同订立后，原则上不得延期交货，确需延期的应履行相关决策和审批手续，采购人与供应商协商同意后订立补充协议。

    第五十四条 物资采供中心负责集团公司集中采购物资合同订立及管理工作；二级单位负责自主采购物资合同订立及管理工作。

    第五十五条 境外物资采购合同，由物资采供中心组织审查，报集团公司风险管理部审核后签订。

    第十四章  采购资料管理

    第五十六条 采购人应完整、准确、及时归档采购资料。

    第五十七条 采用电子交易形式进行采购的项目，采购人应当将采购资料进行电子归档。除采购文件特别约定外，归档材料以电子文档为准。

    第五十八条 采购人应及时完成资料移交、归档工作，保障相关数据在规定期限内安全、稳定存储，并定期检查数据安全性。

    第十五章  采购结算管理

    第五十九条 集团公司集中采购物资，由物资采供中心负责结算，并根据资金需求计划向集团公司申报，按有关规定统一支付货款；二级单位自主采购物资，由本单位负责结算和支付货款。

    第六十条 除具有独立法人资格的子公司外，二级单位委托集团公司集中采购物资，通过集团公司内部往来结算；具有独立法人资格的子公司在结算余额内，可通过集团公司内部往来结算。

    第六十一条 具有独立法人资格的子公司委托集团公司集中采购物资，必须于次月末足额支付结算物资货款。未经集团公司同意，不得拖欠占用集团公司资金采购物资。

    第六十二条 物资境外采购采用信用证和电汇相结合的支付方式。设备采购合同和采取信用证方式支付货款的配件采购合同应当开立信用证；发货后支付货款的配件采购合同可采取电汇支付方式。

    第六十三条 集团公司集中采购物资因质量、售后服务等原因需要暂停资金支付的，二级单位应及时向物资采供中心反馈，物资采供中心根据情况按相关规定处理。

    第十六章  信息化管理

    第六十四条 集团公司物资采购实行统一信息平台管理。物资采供中心负责集团公司电子采购平台的建设和管理，根据二级单位需要，共享物资采购进度、采购结果等相关信息。集团公司及二级单位物资采购活动，包括需求计划、采购实施、采购管理、库存管理、财务结算等各环节均应在集团公司电子采购平台上进行。

    第六十五条 集团公司及二级单位应及时、准确、完整地在电子采购平台中录入相关信息与数据，杜绝违规线下操作行为。

    第十七章  调  处

    第六十六条 经营管理部负责对物资采供内部纠纷进行调处。采供业务开展过程中出现的内部纠纷，由二级单位向经营管理部提出调处申请并提供相应资料。经营管理部受理后，对纠纷情况进行调查、核实、确认，做出调处，纠纷双方均要尊重并履行调处结果。

    第十八章  违规与问责

    第六十七条 以下行为属采购过程中的违规行为：

    （一）影响采购工作公平、公正的；

    （二）以权谋私、徇私舞弊、弄虚作假、吃拿卡要或索贿、受贿的；

    （三）不按规定履行采购程序的；

    （四）技术规格书要求或者标明特定的生产供应者（供应商），或利用其它不合理的要求排斥潜在投标人的；

    （五）以不正当的手段干扰或影响物资采购工作的；

    （六）无正当理由，终止采购、不执行或不公正执行物资采购结果的；

    （七）未按规定对失信供应商进行处置的；

    （八）评标委员会成员及相关工作人员出现失职渎职行为的；

    （九）二级单位在自主采购物资目录外采购的；

    （十）计划提报不准确、采购不及时等影响生产的；

    （十一）违反法律、法规和集团公司规定的其他行为。

    第六十八条 问责

    （一）对物资采购中的违规违纪行为，按照集团公司关于作风和纪律建设、违规经营投资责任追究的相关规定处理，同时按照各法人单位职工代表大会通过的经济处罚规定给予相应的经济处罚。

    （二）上述违规行为由集团公司纪委或责任人所在单位按管理权限负责查处。涉嫌犯罪的，移送司法机关。

    第十九章  附  则

    第六十九条 各二级单位应根据本办法，结合实际制定本单位物资采购管理办法或实施细则，报集团公司经营管理部备案。
    
    第七十条 本办法自下发之日起执行，解释权属集团公司经营管理部。原《淮南矿业集团物资采购管理办法（试行）》（淮矿经〔2020〕14号）同时废止。

    附件：

    1．淮南矿业集团物资招标采购管理实施细则

    2．淮南矿业集团物资非招标采购管理实施细则

    3．淮南矿业集团物资计划管理实施细则

    4．淮南矿业集团物资采购供应商管理实施细则

    5．淮南矿业集团物资采购质量管理实施细则

    6．淮南矿业集团物资采购评审专家和专家库管理实施细则（略）。